合规

我们相信,赢得利益相关者信任的关键不仅在于霍亚集团遵守法律法规,更在于全体员工公平、忠诚的行为和较高的道德标准。基于这一认识,我们于1997年制定了《霍亚商业行为准则》,明确规定了每位员工的行为准则。
为了反映法律的制定、修订和废除以及社会的变化,《霍亚商业行为准则》不断修订。自《指引》通过以来,我们确认有关培训和工作场所活动的指引,并利用这些指引提高员工的认识。
此外,海外集团公司使用的HOYA商业行为指南的地区版本,根据国家和地区的法律和习惯制定,以争取提高合规。

内部控制制度

除了努力进一步加强公司治理,霍亚集团还致力于发展健全的内部控制制度,以确保适当和有效的业务管理的目标。每个业务部门和设施发展和改进控制环境,评估和响应风险,验证和改进控制过程,以确保在每个部门和设施运行的控制系统是最适合他们的运行环境。各业务部门的负责人都有管理权限,负责改善业务结果。每一主管也有义务进一步改善内部管制制度,以保持遵守规定、工作方法的效力和效率、财务报告的可靠性和管理资产的完整性。HOYA集团总部的审计部门负责独立地对各部门和事业部的行政流程进行定期审计和审核。它进行业务审计,检查内部控制系统是否正常运作,确保没有欺诈行为,并检查有可能改进的地方。由于审计程序而暴露出来的问题成为改进建议的主题。特别重要的事项要报告给审计委员会和董事会,以及执行官员。执行干事决定并发出关于迅速作出适当反应的指示。

内部控制系统的框架和政策▼了解更多

(1)确保业务充足性的制度:
公司董事会就《公司法》第416条第一项第(b)、(e)项及《公司法实施条例》第112条关于内部控制制度所作决议的内容如下:

(一)审计委员会履行职责的重要事项

(一)董事、职工协助审计委员会履行职责的事项

设立审计委员会办公室,协助审计委员会履行职责。

(二)上述事项中有关独立于董事和雇员的事项

公司章程规定,审计委员会有权任免审计委员会办公室的工作人员。

向审计委员会提出报告所需的制度,包括执行干事和雇员的报告

对董事会章程进行了修改,要求所有重要事项都要向董事会报告,董事会中外部董事占多数。
因此,向董事会提交的报告涵盖了所有重要的事项。因此,对需要向审计委员会报告的事项未作特别规定。

(iv)确保审计委员会审计工作有效的其他制度

公司将内部审计部门设于审计委员会之下。内部审计处应当根据审计委员会采用或批准的审计方针和计划,以现场审计为重点进行审计,并根据需要向审计委员会报告。
各内部组织应应审计委员会或内部审计司的要求,及时报告其保留或管理的信息。

(2)为确保业务充足性所需的事项

关于储存和管理有关执行干事执行职务的资料的系统

应当按照法律、法规和其他标准,妥善保管和管理与申请内部审批有关的文件、记录、纪要等重要事项。

(二)损失风险管理的规定和其他制度

各机关和司应设法查明和管理风险,并应考虑到内部审计司等的指示,视情况需要作出改进。

(三)确保执行干事有效履行职务的制度

各分部应根据董事会会议通过的年度计划和季度预算开展业务。
霍亚集团应确保集团管理的效率,通过评估每个季度的目标实现水平,并根据需要进行改进
执行干事应当按照执行职务决策制度,包括批准重要事项的标准,及时、准确地履行职责。

(iv)确保行政人员和雇员遵守法律、条例和公司章程的制度,以及他们履行职责的方式

HOYA集团应确保HOYA集团董事和员工必须遵守的与HOYA商业行为准则有关的系统。

(v)确保集团业务(包括某一特定公司、其母公司及其附属公司)充分运作的制度

霍亚集团应在整个组织内遵守根据集团管理方针和管理原则制定的《霍亚业务行为准则》,并按要求开展教育活动。霍亚小组将通过“霍亚帮助热线”来加强这些活动的有效性,“霍亚帮助热线”是一个小组内部的报告和咨询系统。集团不仅要在日本运营,还要在海外运营,以确保集团活动的稳健。

(3)保证财务报告可靠性的制度
霍亚集团应建立和管理财务报告内部控制制度,并建立财务报告评估制度,以确保财务报告的可靠性和按照《金融工具与交易法》的规定提交有效、适当的内部控制报告。

(2)反对反社会势力的基本方针
公司董事会就反社会势力的基本政策通过如下决议。
公司不与反社会势力有任何关系,公司将与专业组织联合,坚决对抗反社会势力,反对反社会势力的任何不合理要求。

HOYA商业行为准则

为了从内部控制制度中取得最好的结果,所有履行组织工作职责的员工必须培养更大的意识。霍亚集团已经建立了一套商业行为准则明确每名员工履行其职责的指导原则,并坚决遵守职业道德。本集团亦举办广泛的员工教育活动,以提高员工对规章制度的认识。

霍亚商业行为准则的启示

霍亚集团将《霍亚商业行为准则》分发给集团员工,以便他们能够将这些准则应用到日常业务中出现的具体情况中。在日本,每一位员工在每年签署一封确认函之前,都会仔细阅读、理解并确认自己愿意遵守公司的原则。海外集团公司使用当地语言翻译并根据国家和地区法律和习俗制定的《霍亚商业行为指南》作为日常操作指南。

霍亚商业行为准则的启示

球兰帮助行

2003年,霍亚集团实施了另一项倡议——“霍亚帮助热线”,作为集团内部的报告和咨询系统。如果有行为违反法律或球兰商业行为准则,球兰帮助线的目的是使问题的早期识别和快速向最高管理层汇报,同时保护告密者,使及时和适当的行动在这个问题上。这个系统有助于保持霍亚集团作为一个整体的完整性。霍亚帮助线有两种类型的接触点;一个是“HHL”,是HOYA集团总部的一个专门部门,另一个是外部法律顾问。本系统旨在保护匿名性,并致力于维护系统的功能有效性。该系统目前已在日本、北美(美国和加拿大)、泰国、欧洲国家、菲律宾、新加坡、澳大利亚、马来西亚、韩国、越南、巴西、台湾和南非的集团公司实施,并根据各国的商业惯例和法律运作。我们继续扩大覆盖国家的数量,使HOYA帮助热线覆盖全球。

加强合规

我们继续为霍亚集团印制海报和单张,并传播有关资料,以启发和加强合规工作。为了提高认识,我们在集团内部网和公告板上引入自检测试和常见问题以及内部案例。此外,我们亦会在工作地点张贴海报及派发单张,以加深和确认遵守法例的重要性。

内部控制报告系统(J-Sox)

HOYA已经完成了集团主要运营部门财务报告内部控制状况可视化系统的创建。该小组还建立了一个评估这些控制的框架。在审查的财政年度内,工作组将开始核查内部管制的有效性。对不符合要求或内部控制不适当或不足的项目进行改进,HOYA将继续努力确保财务报告的可靠性。

培训项目

HOYA提供反托拉斯法和其他反映各部门商业环境的主题培训项目,以帮助员工确认并加强合规。

球兰我们的愿景
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